GÖREVE PERSONEL BAŞLATMA İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER

 

1- Evraklar taranır ve bilgisayara kaydedilir.

2- Memur ya da müdür yardımcısı, birim gelen evrak rolü ile DYS ye girer.
3- Sol en üstte Evrak İşlemlerinden, Gelen Evrak Kayıt sekmesi açılır.
4- Sol alttaki Doküman Seç sekmesi açılır ve bilgisayarda taranan dilekçe seçilerek aç denir.
5- Taradığınız doküman Tiff. Formatında ise direk taranmış dosyayı sistem üzerinde görebilirsiniz, pdf, Jpeg vs. uzantılı ise yazıyı direk görünmez ancak mavi bir link verir. Bu linke tıklanarak taranmış dosyayı görebilirsiniz.
6-  Sol altta, Ek liste- Dağıtım Listesi sekmesinde:

a- Eklenecek başka bir döküman varsa diskten ekle sekmesi açılarak eklenir.

b- Sağ tarafta Birim Ekle tıklanarak açılan pencerede okulunuzun adını seçip ekle diyerek kapatılır.
7- Evrak Bilgileri (2) sekmesi açılır:
a- Geldiği Yer Kişi: Evrakları getiren personelin adı yazılır.
b- Evrak No: Eğer ayrıca bir kayıt defteri tutulmuyorsa “0” verilebilir ya da boş bırakılabilir.
c- Gön. Dosya Adı: Evrakın türü yazılır. (örneğin Dilekçe)
d- Konusu: Dilekçenin konusu yazılır.
e- Ek Sayısı: Varsa ek sayısı kaç adetse yazılır.
f- Gizlilik Derecesi Normal olarak otomatik çıkar ancak duruma göre değiştirmek tercihe bağlıdır.
g- Evrakın Yeri: Okul adı yazılabilir ya da boş bırakılabilir.
h- Barkod No: varsa yazılır yoksa boş bırakılır.
8- Personel Bilgileri (3): Personelin bilgileri girilir.
9- Sağ alt köşede Kaydet sekmesinden evrak kaydedilir ve ekranda çıkan sayı ve tarih evrakın üzerine TARANMIŞTIR kaşesi basılarak ilgili alana yazılır ve evrakların aslı saklanır.
10- Kaydedilen evrak Yetkili Personel Gelen evrak rolüne düşer.
a-Yetkili Personel Müdür ise, sayfada Gereği sekmesi altında, memur ya da md. Yardımcısı, hiç biri yoksa okul müdürü olarak seçilir ve personele havale edilir. Kime havale edildiyse o kişi evrağı büro kayıt yapar. Büro kayıt yaptığı sırada “yazıya cevap yazısı yazılcak mı?” sekmesine evet butonu işaretlenir. İlgili evrak olarak ekleyeceğimiz sırada evrakı kolay bulabilmek için ekranda çıkan sayı not edilir.
11- İlçe Mem’ e göreve başlama yazısı yazmak için memur ya da md. Yardımcısı kendi rolünde iş  akışı başlatmak için Giden evrak işlemlerine gelerek üst yazısını yazar.
12- Sırasıyla Dosya seç, detaylar ek liste dağıtım listesi kısımları doldurulduktan sonra İLGİLİ EVRAK LİSTESİ sekmesine tıklanır. Açılan pencerede EVRAK EKLE butonuna tıklanır. Açılan pencere GELEN EVRAK ya da HEPSİ sekmelerinden biri seçilir ve ilk baştaki sayı kısmına az önce not aldığımız evrak sayısı girilir. Sorgula sekmesine basılır ve evrakın alt kısma düştüğü görülür.
13- Yazı klasör ve alt klasörler olarak düşeceği için en sondaki dosya ya en üstteki klasöre bir
kere tıklanır ve koyu renk haline geldiğinde üzerine sağ tıklanarak SEÇ sekmesine tıklanır.
Son olarak pencerenin alt sağ kısmında LİSTEYE EKLE butonu tıklanarak işlem bitirilir.
Bundan sonra geri kalan işlemler tamamlanarak yazı ilçeye gönderilir...