VELİLERİN OKULA VERDİKLERİ DİLEKÇE İLE İLGİLİ YAPILACAK İŞ VE İŞLEMLER

 

Dilekçenin taranması ve bilgisayara kaydedilmesi:

Memur ya da müdür yardımcısı, birim gelen evrak rolü ile DYS ye girer.
Sol en üstte Evrak İşlemlerinden, Gelen Evrak Kayıt sekmesi açılır.
Sol alttaki Doküman Seç sekmesi açılır ve bilgisayarda taranan dilekçe seçilerek aç denir.
Taradığınız doküman Tiff formatında ise direk taranmış dosyayı sistem üzerinde görebilirsiniz, pdf, jpeg vs. uzantılı ise yazıyı direk görünmez ancak mavi bir link verir. Bu linke tıklanarak taranmış dosyayı görebilirsiniz.
Sol altta Ek liste- Dağıtım Listesi sekmesinde:
a- Eklenecek başka bir doküman varsa “Diskten Ekle” sekmesi açılarak eklenir.
b- Sağ tarafta Birim Ekle tıklanarak açılan pencerede okulunuzun adını seçip ekle diyerek kapatılır.
Evrak Bilgileri (2) sekmesi açılır:
a- Geldiği Yer Kişi: Dilekçe sahibinin adı yazılır.
b- Evrak No: eğer ayrıca bir kayıt tutulmuyorsa “0” verilebilir ya da boş bırakılabilir.
c- Gön. Dosya Adı: Evrakın türü yazılır. (örneğin Dilekçe)
d- Konusu: Dilekçenin konusu yazılır.
e- Ek Sayısı: Varsa ek sayısı kaç adetse yazılır.
f- Gizlilik Derecesi Normal olarak otomatik çıkar ancak duruma göre değiştirmek tercihe bağlıdır.
g- Evrakın Yeri: Okul adı yazılabilir ya da boş bırakılabilir.
h- Barkod No: varsa yazılır yoksa boş bırakılır.
Dilekçe Bilgileri (3): Dilekçe sahibinin bilgileri girilir.
Sağ alt köşede kaydet sekmesinden evrak kaydedilir ve ekranda çıkan sayı ve tarih Dilekçenin üzerine TARANMIŞTIR kaşesi basılarak ilgili alana yazılır ve dilekçenin aslı saklanır.
Kaydedilen evrak Yetkili Personel Gelen evraka düşer.
Yetkili Personel Müdür ise, sayfada Gereği sekmesi altında memur ya da md yardımcısı hiç biri yoksa okul müdürü olarak seçilir ve personele havale edilir. Kime havale edildiyse o kişi evrakı büro kayıt yapar ve işlem tamamlanır.