GİZLİ YAZILAR NASIL DYS SİSTEMİNE GİRER?

 

Gizli yazılar DYS ortamında yazılmaz. Ayrıca örneğin Word ortamında ayrıca hazırlanır ve sonrasında dys sisteminden sadece sayı ve tarih, gizli yazının üzerine EİMZA İLE İMZALANMIŞTIR kaşesi vurularak ilgili yere yazılır. Sayı ve tarih almak için aşağıdaki işlemler yapılır.

1-Memur, Md. Yardımcısı ya da Okul Müdürü kendi rollerinde dys ye giriş yaparlar. Giden evrak işlemlerinden Giden evrak ve iş Akışı başlatma sekmesi seçildikten sonra en üst sol kısımdaki GİZLİ sekmesi işaretlenir. Dikkat edilirse kelime işlemci aktif olmaktan çıkar. 
2- Sistemden yazı yazılmaksızın sırasıyla dosya seç sekmesinden desimal no’ su verilir.
3- Detaylar sekmesi açılır ve gerekli yerler doldurulur. Buradaki Gizlilik Derecesi sekmesinde GİZLİ ibaresi seçilir.

4- Ek liste varsa eklenir.
5- İlgili evrak varsa ilgi tutulur.
6- Dağıtım listesinden yazının gideceği kurum seçilir.
7- Onay listesi oluşturulur. (Yazıyı yazan önce kendini sonra okul müdürünü ekler)
8- Evrak kaydedilir ve onaya sunulur.
9- Evrak okul müdürüne düşer ve müdür onaylar.
10- Müdür onayından sonra yazı tekrar memura gelir ve memur evrakı gönder sekmesini tıklar. Ekranda yazı yoktur ancak sayı ve tarih ekrana gelir. Bu sayı ve tarih ayrı ortamda yazdığımız gizli yazıya EİMZA İLE İMZALANMIŞTIR kaşesi vurularak ilgili yere yazılır ve ıslak imza ile evrak elden teslim edilir.