DYS DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILAR

 

DYS DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILAR (BANKA, EMNİYET, V.S. HERHANGİ BİR DIŞ KURUM YA

DA KİŞİ) İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER
1- Yazı yazacak olan memur, müdür yardımcısı ya da okul müdürü DYS’ye giriş yapar.
2- Kendi unvanı ile iş listesini açar
3- En üst bölümdeki GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ sekmesinden GİDEN EVRAK OLUŞTURMA VE İŞ AKIŞI BAŞLATMA seçeneği seçilir.
4- Açılan yerde kelime işlemci seçilir.
5- Sayı ve tarih kısmına dokunmadan yazı yazılır. İstenirse tekrar bu yazıyı şablon olarak kullanmak üzere üst kısımda diske kaydet seçeneğinden bilgisayara yazı kaydedilebilir.
6- Yazı yazıldıktan sonra ilgili imza sekmesi ya da F7 tuşu tıklanarak imza kutusu açılır ve altı haneli PİN girilerek yazı imzalanır ve kaydedilmiş olur kelime işlemeci kapatılır.
7- Akış bölümünde önce DOSYA SEÇ sekmesinden desimal numarası verilir.
8- DETAYLAR sekmesinden açıklama ve konu yazılır.
9- Ek varsa önce ek liste tıklanır ve ardından DİSKTEN EKLE sekmesi seçilerek bilgisayarda kayıtlı olan dosya eklenir.
10- Daha önce okula gelen bir yazıya istinaden bu yazı yazılıyorsa büro kayıt sırasında cevap  verilecek sekmesi seçilen yazının not edilen sayısı İLGİLİ EVRAK LİSTESİ sekmesi tıklanır ve EKLE sekmesinden açılan bölüme en üstte HEPSİ sekmesi seçilerek sayı kısmına not edilen sayı girilir ve sorgulanır. Alt kısma düşen ilgili dosya sağ tıklanarak SEÇ işaretlenir. Seçilen dosyanın koyu renge dönüştüğünden emin olunur. LİSTEYE EKLE tıklanır ve tamam
diyerek işlem tamamlanır.
11- Açılan yerde kelime işlemci seçilir.
12- Sayı ve tarih kısmına dokunmadan yazı yazılır. İstenirse tekrar bu yazıyı şablon olarak kullanmak üzere üst kısımda diske kaydet seçeneğinden bilgisayara yazı kaydedilebilir.
13- Yazı yazıldıktan sonra ilgili imza sekmesi ya da F7 tuşu tıklanarak imza kutusu açılır ve altı haneli PİN girilerek yazı imzalanır ve kaydedilmiş olur kelime işlemeci kapatılır.
14- Akış bölümünde önce DOSYA SEÇ sekmesinden desimal numarası verilir.
15- DETAYLAR sekmesinden açıklama ve konu yazılır.
16- Ek varsa önce ek liste tıklanır ve ardından DİSKTEN EKLE sekmesi seçilerek bilgisayarda kayıtlı olan dosya eklenir.
17- (Daha önce okula gelen bir yazıya istinaden bu yazı yazılıyorsa büro kayıt sırasında cevap verilecek sekmesi EVET seçildiyse) İLGİLİ EVRAK LİSTESİ sekmesi tıklanır ve EKLE sekmesinden açılan bölüme en üstte HEPSİ sekmesi seçilerek sayı kısmına not edilen sayı girilir ve sorgulanır. Alt kısma düşen ilgili dosya sağ tıklanarak seç işaretlenir. Seçilen dosyanın koyu renge dönüştüğünden emin olunur. LİSTEYE EKLE tıklanır ve tamam  diyerek işlem tamamlanır.
18- DAĞITIM LİSTESİ açılır.
19- Üst Kısımda DYS DIŞI EVRAK GÖNDERİM seçilir.
20- Sağdaki SEÇİNİZ butonuna basılır.
21- Açılan pencerede Gideceği Kişi/Kurum Adı ve Adres Bilgileri yazılır. İl ve İlçe Seçildikten sonra Tamam tıklanır.
22- Tekrar Tamam Butonuna tıklanır ve dağıtım listesi hazırlanır.
23- Onay listesi açılır. Sol bölümden yazıyı yazan kişi önce kendi rolünü sağ tarafa sürükler ya da seçip sağ tıklayarak ekler. Ardından Okul müdürü rolünü ekler.
24- Son olarak sol alt köşede EVRAKI KAYDET ve ardından ONAYA SUN sekmeleri tıklanarak işlem tamamlanır.
25- Yazı okul müdürüne düşecek ve onayından sonra yazı tekrar iş akışı başlatan kişiye düşecek, düşen yazının bir çıktısı alınır ve EVRAKI GÖNDER diyerek işlem tamamlanır.
26- Çıktısı alınan resmi yazının sağ alt köşesindeki boş alana E-İMZA İLE İMZALANMIŞTIR kaşesi vurularak tarih atılıp imzalanır, elden ya da posta ile evrak ilgili kuruma gönderilir.
27- Daha sonra Yazıyı oluşturan kişi iş listesine dönerek soldaki roller bölmesinden BİRİM GİDEN EVRAK ROLÜ ’ne geçiş yapar.
28- Sol üst köşede SORGULAR bölümünden BİRİM GİDEN EVRAK SORGUSUNU seçer.
29- Açılan Pencereden HEPSİ seçeneği seçilir.
30- Alt tarafta dışa gönderimi yapılan yazıların tarihleri girilir ve sağ tarafta bulunan SORGULA butonu tıklanır.
31- Aşağı düşürülen yazı /yazılardan işlemi tamamlanan ilgili yazı seçilir ve kenarındaki kutucuk işaretlenir.
32- Ekranın alt köşesinde bulunan LİSTEDEN ÇIKAR butonu tıklanır ve “İŞLEMİ TAMAMLANDI” notu yazılarak Listeden düşürülür.
Birim Giden Evrak Rolü üzerindeki yapılacak olan işlemler bu kadardır.