DİPLOMA KAYIP BELGESİ

 

6-DYS SİSTEMİ ÜZERİNDEN DİPLOMA KAYIP BELGESİ VERMEK İÇİN İŞLEM BASAMAKLARI

1.  Diplomasını kaybeden kişiden okula hitaben yazılmış dilekçe alınır. (Örnek-1)
2.  DYS Birim Gelen Kayıt Kullanıcısı rolü ile taratılarak, evrak ile ilgili bilgiler ve dilekçeyi verene ait bilgiler doldurularak kaydedilir.
3. Kaydedilen evrak (dilekçe) Yetkili Personel Gelen Evrak yetkilisine düşer. O dilekçeyi büro kayıt için personele (memur-md.yr yada md.) havale eder.
4. Büro kaydı yapacak personel kendi rolünde (memur-md.yr yada md.) dilekçeyi kaydederken evrak ile ilgili dosya numarası vb. bilgileri doldurur ve Cevap verilecek mi?
Sorusuna EVET işaretlenir ve gelen evrak olarak kaydedilir ve sistemin verdiği sayı bir yere not edilir.
5. Dilekçe sahibine ait bilgiler doğrultusunda arşivden (diploma defteri, sınıf geçme defterleri veya var ise e-okul sistemi) faydalanarak diploma Kayıt Örneği manüel olarak oluşturulur ve ilgili yerler imzalanıp mühürlenir.(Örnek-2)
6.  Hazırlanan Diploma Kayıt Örneği tekrar taranarak diske (masaüstü) kaydedilir.
7. DYS siteminde yazıyı yazacak kişi (memur- md. yrd. yada md.) Giden evrak iş akışı oluşturmayı tıklayarak işlemi başlatır.
8.  Gizli ibaresini tıklayarak kelime işlemciyi pasif hale getirir.
9. Dosya Seç butonunu tıklayarak dosya numarasını oluşturur.( Diploma Kaydı İçin Desimal No: 198.02.01- Öğrenim Belgesi İçin Desimal No: 198.02.03) ‘dür.
10. Dağıtım Listesini boş bırakır ve hiçbir işlem yapmaz.
11. Detaylar kısmında; Konuya: DİPLOMA KAYIP BELGESİ yazar. Açıklamaya kişinin adını yazar (Sonra kolay bulmak için), Gönderim Şekli: Memur Vasitasiyla işaretler (Çünkü Memur elden veriyor) , Gizlilik Derecesi: Hizmete Özel İşaretler (Çünkü Kişiye Özel işlem yapılıyor.)
12.  Ek Listesi olarak taranan DİPLOMA KAYIP BELGESİ (Örnek-2) Diskten (masaüstünden) eklenir.
13.  İlgili Evrak Listesi tıklanır. Açılan menüde evrak ekle tıklanır. Açılan menüde “Hepsi” işaretlenir. Resmi Sayı yazan yerin karşısına Dilekçenin büro kaydı yapıldığında not edilen sayı yazılarak sorgulanır. Aşağıda kaydı bulunan dilekçe koyu renkli olunca Listeye Ekle Butonu tıklanır ve İlgili evrak olarak eklenir. (Böylelikle işlem bittiğinde Dilekçe Cevap verilecek diye
kayıt yapıldığından Gelen Evrak takibine DYS sisteminde “CEVAPLANDI” durumuna dönüşür.)
14. Onay Listesi oluşturulur.
15. “Evrakı Kaydet” tıklanır.
16.  “Evrakı Onaya Sun” tıklanır.
17. Evrak sırası ile onaylandıktan sonra İşlem Akışını başlatana geri gelir ve o “Evrakı Gönder” tıklayarak işlemi bitirir. İşlem Bittiğinde Giden Evrak Kayıt Numarasını ekranda gösterir.
18. Herhangi bir üst yazısı olmadan verilen “Diploma Kayıp Belgesi” ve ilgili dilekçesi beraberce sistemde saklanmış olur.
19. Ayrıca “Dağıtım Listesi oluşturulmadığından; Giden Evrak Takibine de düşmez.  Yani evrak sistemde tamamen işi bitmiş olur.

20. NOT: Gerek Ortaokul, gerek ayrılmadan önce Ortaokulu bulunan İlkokullar geçmişe dönük okulu terk eden bir öğrenciye Öğrenim Belgesi vereceği zaman aynı yolu takip ederek verir. Sadece Öğrenci e-okul sisteminden Öğrenim Belgesi alınabiliyor ise; belge buradan PDF ortamında Diske kaydedilir. Diğer işlemleri Diploma Kayıptaki gibi devam ettirilir. İlgiliye
vermek üzere yazıcıdan çıktısı alınan Öğrenim Belgesinin Numarası Kısmına Dosya Numarası ile beraber En sonunda DYS Sisteminin verdiği Giden Evrak Kayıt Numarasını yazılır.Diğer kısımları imzalanıp mühürlenerek öğrenciye verilir.Sisteme eklenen zaten e-imza ile ONAYLI olduğundan mühürlü ve imzalı olması gerekmez.
Ancak; e-okul sisteminden değil de; arşiv kanalı ile Öğrenim Belgesi hazırlanacak ise; manüel olarak hazırlanır, onaylanır Diploma Kayıp için DYS de yapılan işlemler aynısı yapılır Öğrenim Belgesinin Numarası Kısmına Dosya Numarası ile beraber En sonunda DYS Sisteminin verdiği Giden Evrak Kayıt Numarası yazılır.